Личное дело работника



Сбором, комплектацией, использованием и хранением информации о работниках организации занимается кадровый отдел фирмы или кадровая служба.

Такая информация хранится в электронном и в бумажном виде, в последнем случае – кадровые документы, а конкретно – личное дело, которое должно заводится на всех новых работников организации.

Личное дело в кадровом отделе могут не заводить на некоторых работников.

Обязательно заводится личное дела на такие категории работников:

  • управленцы;
  • ведущие специалисты;
  • материально ответственные работники.

Ведение личных дел работников

Общепринятые правила ведения личных дел сотрудников:

  • Каждый вложенный документ должен быть представлен в единичном экземпляре.
  • Толщина дела не должна быть больше 4 см.
  • Каждое дело имеет свой уникальный номер и внутреннюю опись дела.
  • Ведение, хранение и использование документов личного дела регламентируется инструкцией по кадровому делопроизводству.

Что входит в состав

В состав личного дела должны входить следующие документы:

Формирование личного дела

Дело начинают формировать по принятии человека на работу и получение от него необходимого первичного пакета документов. По мере его продвижения в должности или просто работы в организации в его папку подкладывают необходимые документы. Дело уволившегося работника считается законченным. Его сохраняют не меньше трех лет (госслужащих десять), а потом готовят к передаче в архив.

Хранение личных дел

Храниться личные дела сотрудников должны в сейфе или отдельном помещении и закрываться на замок. Систематизация дел происходит следующим образом: личному делу присваивается специальный регистрационный номер, который записывается в специальный журнал. По этому номеру и происходит поиск личных дел сотрудников.

Подготовка личного дела к передаче в архив

После сохранения личного дела в кадровой службе в течении 10 лет, кадровый отдел при помощи архива организации:

  • подшивает дело,
  • составляет лист-заверитель,
  • пересматривает внутреннюю опись дела,
  • проверяет наличие всех документов дела.

Если в ходе проверки выявлены какие-нибудь недочеты, они должны быть исправлены, а личное дело – передано в архив согласно графикам и требованиям передач дел.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

© 2018 О персонале // Дизайн и поддержка: GoodwinPress.ru