Приказ о назначении ответственного за трудовые книжки

Согласно законодательству, устраиваясь на работу, работник должен предоставить работодателю трудовую книжку, которая остается у него на хранении до конца трудовых отношений. На работодателя в соответствии с законом возлагаются обязанности по хранению данного документа. В связи с этим он должен назначить ответственное лицо за хранение и заполнение книжки. Для этого издается приказ о назначении ответственного за трудовые книжки, образец которого можно скачать ниже.

Важно: трудовая книжка – это один из важных документов, свидетельствующих о стаже человека.

Даже при наличии на предприятии кадрового отдела, занимающегося всеми документальными делами сотрудников, работодатель обязан назначить ответственного за трудовые книжки.

В его обязанности входит:

  • Контроль над хранением трудовых книжек;
  • Обеспечение для этого всех условий, чтобы не было доступа третьим лицам;
  • Он не имеет право их выдавать, только заверенная копия или оригинал под расписку в одном случае — для ПФР (образец заявления о выдаче трудовой книжки);
  • Заполнение учетной документации;
  • Выполнение прочих функций, связанных с передвижением трудовых книжек.

О правильном составлении приказа о назначении ответственного лица за трудовые книжки можно прочитать на blankived.ru.

Оформление приказа о назначении ответственного

Так как работодатель несет полную ответственность за надлежащие хранение и ведение трудовых книжек, он создает указ в произвольной форме с учетом положений компании – унифицированной формы для данного случая нет.

Однако в бланке приказа должны присутствовать юридически обоснованные данные:

  • В шапке приказа идет информация о предприятии, месте составления;
  • Указывается номер и дата приказа;
  • После слова «Приказ» указывается информация, о чем документ;
  • Обоснование – п.45 Правил ведения трудовых книжек;
  • Далее идет само распоряжение руководителя в отношении определенного лица – ФИО, должность;
  • Этим же приказом назначается замещающее лицо на момент отсутствия основного сотрудника;
  • Размер вознаграждения;
  • Ответственное лицо за исполнение приказа;
  • Подпись руководителя с полным указанием инициалов;
  • Подпись всех сотрудников, касательно которых он издан.

Важно: приказ о назначении можно составить на обычной бумаге или на фирменном бланке компании.

На время отсутствия основного работника

Если появляется необходимость передать полномочия ответственного за ведение трудовых книжек другому сотруднику, издается новый приказ о назначении, при этом новый сотрудник обязан принять все дела по акту.

Получив новые обязанности, сотрудник должен:

  • Принять все хранимые документы работников по акту;
  • Проверить состояние и правильность заполнения книги учета трудовых книжек, движения документов и вкладышей к ним;
  • Удостоверится в наличие и сохранности всех книжек;
  • Проверить запас бланков;
  • При отсутствии некоторых документов выявить причину их отсутствия;
  • При отсутствии вменяемых объяснений инициировать создание комиссии, мероприятия и выводы которой фиксируются в специальном акте.

Согласно законодательству именно на руководителя возлагается вся обязанность по организации мероприятий, связанных с надлежащим хранением трудовых книжек, а уже назначенный указом сотрудник должен обеспечить хранение, ведение и учет движения трудовой документации.

Образец оформления назначающего приказа

Приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек образец — скачать.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

© 2018 О персонале // Дизайн и поддержка: GoodwinPress.ru