Журнал регистрации трудовых договоров



Кадровое делопроизводство предприятия предполагает постоянное ведение учета трудовых договоров. Для этих целей существует специальный журнал, в котором регистрируются все заключенные с работниками трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним. Данный журнал следует относить к категории документации для внутреннего учета.

Скачать образец журнала регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним можно внизу статьи.

Хотя трудовыми законодательными актами не регламентируется ведение подобного вида регистрации, однако журнал является хорошим подспорьем для любого предприятия. Он позволяет отслеживать даты заключения или расторжения с сотрудниками, как трудовых контрактов, так и дополнительных соглашений. С помощью учета документов в области трудовых взаимоотношений можно юридически обезопасить как работника, так и работодателя от подтасовки различной информации в трудовом договоре, например, изменения даты, поскольку она продублирована в книге регистрации.

Ведение журнала регистрации трудовых договоров способствует оптимизации использования рабочего времени. Это касается структурных подразделений предприятий, занятых в сфере делопроизводства.

Польза регистрационного регистра:

  • облегчает составление документов статистической отчетности;
  • способствует быстрому поиску информации, связанной с датами начала или прекращения трудовых отношений с конкретными сотрудниками;
  • помогает в скорейшем установлении причины расторжения трудовых договоров, опираясь на зарегистрированные данные приказа руководителя.

Нормативные особенности ведения журнала

Они закреплены «Перечнем типовых документов» и попадают под регламент правил по ведению документооборота при делопроизводстве. В журнале отображается информация о времени выдачи трудового договора сотруднику на руки, а также о составлении дополнительного соглашения к нему. В связи с приравниванием этого документа к разряду юридических, он наделен сроком хранения (на протяжении 75 лет).

Все данные, заносимые в журнал регистрации, необходимо засвидетельствовать подписью кадрового персонала. При возникновении на предприятии конфликтных ситуаций или споров, регистрационный журнал учета помогает оперативно извлечь необходимую информацию для предоставления ее в различные инстанции.

Что вносить, кроме данных трудовых договоров?

В журнале учета можно фиксировать регистрационные данные с приказов руководства предприятия, связанные с трудовыми договорами. Это приказы о:

  • приеме в должность сотрудника или его увольнении;
  • переводе на иное место работы;
  • наложении разного рода взыскания;
  • поощрении работника;
  • предоставлении ему очередного отпуска.

Основы правил заполнения журнала регистрации трудовых договоров

Форма для заполнения журнала учета договоров и дополнительных соглашений может быть произвольной, поскольку ничем не регламентирована. Но без основных разделов в ней не обойтись.

В регистрационный документ рекомендуется включать данные о:

  • дате и номере заключенного трудового контракта и дополнительного соглашения;
  • инициалах работника;
  • структурном подразделении и должности;
  • характере и виде трудовой деятельности;
  • для срочного контракта о сроке его действия;

Необходимо предусмотреть графу для проставления подписей работников в получении запрашиваемых документов и сведений.

Варианты ведения журнала договоров и соглашений

Заполнение на бумажном носителе

Несмотря на эру повсеместной компьютеризации документооборота в финансово-хозяйственной деятельности компаний, ведение журнала учета на бумаге имеет ряд приоритетов. В основном это касается:

  • удобства хранения;
  • снижения рисков утери информации (электронные средства ее хранения выбывают иногда со строя);
  • возможности прошить и пронумеровать страницы, а также заверить руководителем, что придаст учету большей юридической «важности».

Электронный способ учета

Такая форма ведения имеет свои преимущества:

  • является наиболее мобильной и удобной;
  • есть возможность формирования копии справки, приказа или другого документа, содержащегося в базовом реестре;
  • быстрый поиск данных.

Недостатки у электронного журнала также присутствуют:

  • нельзя проставить личную подпись;
  • невозможность сшить и скрепить для последующей сохранности оригинальных данных в архивах.

Образец оформления

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений образец — скачать.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

© 2018 О персонале // Дизайн и поддержка: GoodwinPress.ru