Личное дело работника
Сбором, комплектацией, использованием и хранением информации о работниках организации занимается кадровый отдел фирмы или кадровая служба.
Такая информация хранится в электронном и в бумажном виде, в последнем случае – кадровые документы, а конкретно – личное дело, которое должно заводится на всех новых работников организации.
Личное дело в кадровом отделе могут не заводить на некоторых работников.
Обязательно заводится личное дела на такие категории работников:
- управленцы;
- ведущие специалисты;
- материально ответственные работники.
Ведение личных дел работников
Общепринятые правила ведения личных дел сотрудников:
- Каждый вложенный документ должен быть представлен в единичном экземпляре.
- Толщина дела не должна быть больше 4 см.
- Каждое дело имеет свой уникальный номер и внутреннюю опись дела.
- Ведение, хранение и использование документов личного дела регламентируется инструкцией по кадровому делопроизводству.
Что входит в состав
В состав личного дела должны входить следующие документы:
- Опись состава личного дела.
- Заявление о приеме сотрудника в организацию, если оно пишется — скачать образец.
- Анкета сотрудника. Резюме. Автобиография.
- Характеристика, рекомендательные письма (если имеются).
- Трудовое соглашение — как составить.
- Дополнительные заключаемые соглашения — о материальной ответственности, о неразглашении коммерческой тайны.
- Листок по учету кадров (по специальной форме).
- Личная карточка Т-2.
- Копии паспорта, ИНН, свидетельства о браке, рождении ребенка, документов об окончании образовательных учреждений (заверенные).
- Должностная инструкция.
- Копии указов о принятии, переводе, повышении в должности, увольнении.
Формирование личного дела
Дело начинают формировать по принятии человека на работу и получение от него необходимого первичного пакета документов. По мере его продвижения в должности или просто работы в организации в его папку подкладывают необходимые документы. Дело уволившегося работника считается законченным. Его сохраняют не меньше трех лет (госслужащих десять), а потом готовят к передаче в архив.
Хранение личных дел
Храниться личные дела сотрудников должны в сейфе или отдельном помещении и закрываться на замок. Систематизация дел происходит следующим образом: личному делу присваивается специальный регистрационный номер, который записывается в специальный журнал. По этому номеру и происходит поиск личных дел сотрудников.
Подготовка личного дела к передаче в архив
После сохранения личного дела в кадровой службе в течении 10 лет, кадровый отдел при помощи архива организации:
- подшивает дело,
- составляет лист-заверитель,
- пересматривает внутреннюю опись дела,
- проверяет наличие всех документов дела.
Если в ходе проверки выявлены какие-нибудь недочеты, они должны быть исправлены, а личное дело – передано в архив согласно графикам и требованиям передач дел.