Личное дело работника

Сбором, комплектацией, использованием и хранением информации о работниках организации занимается кадровый отдел фирмы или кадровая служба.

Такая информация хранится в электронном и в бумажном виде, в последнем случае – кадровые документы, а конкретно – личное дело, которое должно заводится на всех новых работников организации.

Личное дело в кадровом отделе могут не заводить на некоторых работников.

Обязательно заводится личное дела на такие категории работников:

управленцы;
ведущие специалисты;
материально ответственные работники.

Ведение личных дел работников

Общепринятые правила ведения личных дел сотрудников:

Каждый вложенный документ должен быть представлен в единичном экземпляре.
Толщина дела не должна быть больше 4 см.
Каждое дело имеет свой уникальный номер и внутреннюю опись дела.
Ведение, хранение и использование документов личного дела регламентируется инструкцией по кадровому делопроизводству.

Что входит в состав

В состав личного дела должны входить следующие документы:

Опись состава личного дела.
Заявление о приеме сотрудника в организацию, если оно пишется — скачать образец.
Анкета сотрудника. Резюме. Автобиография.
Характеристика, рекомендательные письма (если имеются).
Трудовое соглашение — как составить.
Дополнительные заключаемые соглашения — о материальной ответственности, о неразглашении коммерческой тайны.
Листок по учету кадров (по специальной форме).
Личная карточка Т-2.
Копии паспорта, ИНН, свидетельства о браке, рождении ребенка, документов об окончании образовательных учреждений (заверенные).
Должностная инструкция.
Копии указов о принятии, переводе, повышении в должности, увольнении.

Формирование личного дела

Дело начинают формировать по принятии человека на работу и получение от него необходимого первичного пакета документов. По мере его продвижения в должности или просто работы в организации в его папку подкладывают необходимые документы. Дело уволившегося работника считается законченным. Его сохраняют не меньше трех лет (госслужащих десять), а потом готовят к передаче в архив.

Хранение личных дел

Храниться личные дела сотрудников должны в сейфе или отдельном помещении и закрываться на замок. Систематизация дел происходит следующим образом: личному делу присваивается специальный регистрационный номер, который записывается в специальный журнал. По этому номеру и происходит поиск личных дел сотрудников.

Подготовка личного дела к передаче в архив

После сохранения личного дела в кадровой службе в течении 10 лет, кадровый отдел при помощи архива организации:

подшивает дело,
составляет лист-заверитель,
пересматривает внутреннюю опись дела,
проверяет наличие всех документов дела.

Если в ходе проверки выявлены какие-нибудь недочеты, они должны быть исправлены, а личное дело – передано в архив согласно графикам и требованиям передач дел.